Boesamfundets privatlivspolitik

Som led i Boesamfundets aktiviteter indsamler, behandler og gemmer foreningen en række personoplysninger, herunder personoplysninger om dig.

I denne politik fortæller vi bl.a. lidt nærmere om, hvad disse oplysninger bliver brugt til, hvem de bliver delt med, hvornår de bliver slettet etc.

Hvis du har spørgsmål til denne politik, eller ønsker at vide mere om, hvordan Boesamfundet behandler dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte bestyrelsen på mail adr; formand@boesamfundet.dk

1. Hvilke personoplysninger indsamlinger, behandlinger gemmer i om mig?

Vi indsamler, behandler og gemmer generelt følgende personlysninger:

Kontakt- og medlemsoplysninger

  • Navn
  • Adresse
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • Fødselsdato
  • Medlemsnummer
  • Kontingentoplysninger samt betalinger

Arrangementsdeltagelse

  • Informationer om deltagelse i arrangementer samt betaling
  • Fotos taget i forbindelse med foreningsarrangementer

Slægtsforskning

  • Slægtsoplysninger, herunder slægtsfotos
  • Kopier af historiske breve og øvrige dokumenter

Oplysningerne modtager vi primært fra dig, men i visse situationer kan de også komme fra andre personer, f.eks. hvis din søster indleverer noget slægtsforskningsmateriale, såsom fotos, hvorpå du optræder.

2. Hvad bruger I mine personoplysninger til

De bruges kun til foreningsarbejde i Boesamfundet, såsom at kunne holde kontakten med dig, slægtsforskning samt afholdelse af arrangementer, såsom generalforsamling og midtvejsmøder.

Visse slægts- og arrangementsoplysninger, herunder fotos, kan blive offentliggjort i foreningens medlemsblad (BoeNyt) samt på foreningens hjemmeside. Slægts- og historiefotos offentliggøres ikke, hvis der på fotoet optræder nulevende personer, eller personer, som har været døde i under 10 år.

3. Hvem har adgang til mine personoplysninger, og hvem deles de med?

Kun foreningens bestyrelse har adgang til dine kontakt- og medlemsoplysninger, men visse relevante oplysninger kan blive delt med foreningens medlemmer (såsom hvem der har tilmeldt sig et givent arrangement etc.).

Visse slægts- og arrangementsoplysninger, herunder fotos, kan blive offentliggjort i foreningens medlemsblad (BoeNyt) samt på foreningens hjemmeside. Slægts- og historiefotos offentliggøres ikke, hvis der på fotoet optræder nulevende personer, eller personer, som har været døde i under 10 år.

Bortset fra dette deles dine oplysninger ikke med personer uden for foreningen, medmindre dette er relevant og strengt nødvendigt i forhold til foreningens aktiviteter.

4. Hvor længe gemmer I mine personoplysninger?

Kontakt- og medlemsoplysninger slettes senest 6 måneder efter udmeldelse. Dog kan kontingentoplysninger samt betalinger beholdes i længere tid, hvis dette er påkrævet ifølge bogføringsloven.

Arrangementsdeltagelsesoplysninger slettes, når/hvis det vurderes, at disse ikke længere har foreningsmæssig interesse.

Slægtsforskningsoplysninger slettes ikke, medmindre de på et tidspunkt bliver vurderet som værende uden slægtsforskningsmæssig eller øvrig historisk interesse.

5. Bliver mine personoplysninger overført til eller opbevaret i lande uden for EU/EØS?

De forbliver som udgangspunkt i Danmark, da vi er en dansk forening med altovervejende danske medlemmer, og fordi Boesamfundets aktiviteter i sin natur ikke er grænseoverskridende. E-mailudbydere, såsom Microsoft, Google etc., kan dog godt lagre e-mails på servere uden for Danmark, men det vil være inden for EU/EØS. I enkelte sjældne tilfælde kan der komme henvendelser fra lande uden for EU/EØS, f.eks. hvor udenlandske efterkommere søger slægtsoplysninger om deres forfædre fra det gamle land (f.eks. efterkommere af danskere, som emigrerede til USA). Sådanne henvendelser vil blive besvaret under iagttagelse af de særlige regler, der gælder for overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS:

6. Hvad er det juridiske behandlingsgrundlag for indsamling og behandling af mine personoplysninger?

Som udgangspunkt er indsamlingen og behandlingen nødvendig for, at Boesamfundet kan varetage sin legitim interesse i at udøve foreningens aktiviteter, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Opbevaring af kontingentoplysninger samt betalinger efter ophørt medlemskab sker fordi foreningen er retligt forpligtet hertil (bogføringsloven), jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra (c).

I enkelte meget sjældne tilfælde vil grundlaget være et informeret samtykke, jf. persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Dette kan f.eks. være tilfældet ved indlevering af kompromitterende fotos af nulevende personer eller personer, som ikke har været død i mere end 10 år. Boesamfundets nuværende arkiv indeholder dog kun harmløse fotos.

7. Hvem er dataansvarlig for mine personoplysninger, og hvem kan jeg kontakte?

Boesamfundet er en slægtsforening CVR nr.  40763651. Foreningen ledes af en bestyrelse, som vælges på foreningens ordinære generalforsamling.

Henvendelse kan rettes til: formand@boesamfundet.dk

8. Hvad er mine rettigheder?

Som udgangspunkt har du ret til at:

  • Få adgang til, berigtiget og slettet dine personlige oplysninger.
  • Protestere over den givne databehandling samt få begrænset denne.
  • Modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Afhængig af de konkrete omstændigheder for en henvendelse kan dine rettigheder være begrænset eller være betinget.

9. Hvem kan jeg klage til?

Klage over behandling af personoplysninger kan ske til bestyrelsen for Boesamfundet på ovennævnte e-mailadresse eller til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, tlf.: 33193200, eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk. Du kan finde anden generel vejledning og information på www.datatilsynet.dk.

Senest redigeret 1. maj 2020